混合辦公的信任困局

一種新型的辦公模式山雨欲來，其中的利好和信任困局已經(jīng)顯現(xiàn)，企業(yè)是否做好了準(zhǔn)備？

因?yàn)橐咔榈挠绊?，一種結(jié)合了遠(yuǎn)程辦公和面對面辦公的新型辦公方式——混合辦公，成為了“新常態(tài)”。不同于早期的被動性替代方案，混合辦公在當(dāng)下往往是出于企業(yè)主的主動選擇。

在國外，一些有條件的互聯(lián)網(wǎng)科技公司和咨詢公司，如Meta、亞馬遜、蘋果、谷歌、微軟、埃森哲等，已經(jīng)把混合辦公常態(tài)化、制度化，允許員工自主選擇工作地點(diǎn)、工作時間。在國內(nèi)，攜程在經(jīng)過了幾個月時間的試驗(yàn)后，于今年正式推出了混合辦公制度，攜程員工每周可以選擇2個工作日在辦公室外的任何地方工作。在今年兩會期間，全國人大代表黃細(xì)化表示自己將提交相關(guān)提案，推廣“3+2”混合辦公模式。

微軟公司《2021工作趨勢指數(shù)年度報(bào)告》對全球31個國家3萬余人調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，66%的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正在考慮為混合辦公重新設(shè)計(jì)辦公區(qū)域，73%的員工希望保留遠(yuǎn)程辦公的靈活性。該報(bào)告斷言混合辦公是大勢所趨。

看上去，混合辦公將迎來自己的時代。

兩種聲音和一個疑問

盡管如此，這個模式長期以來一直存在兩種不同的聲音，時至今日仍未見分曉。

騰訊研究院發(fā)布的《T-ask遠(yuǎn)程辦公大調(diào)查》報(bào)告顯示，支持者中超過60%的員工覺得遠(yuǎn)程辦公不用通勤，節(jié)省了很多時間；辦公環(huán)境更自由，工作時間更靈活，能夠合理安排。

而持相反意見的員工中，有超過50%覺得遠(yuǎn)程辦公讓工作和生活的界限混淆。由于遠(yuǎn)程辦公不限工作時間和地點(diǎn)，間接延長員工的工作時間，同時也削弱了工作日和休息日的區(qū)別。也有員工認(rèn)為，遠(yuǎn)程辦公變相地把工作領(lǐng)域滲透到非工作領(lǐng)域，對家庭生活造成一定的干擾。

而根據(jù)攜程2021混合辦公實(shí)驗(yàn)的公開數(shù)據(jù)，盡管實(shí)驗(yàn)結(jié)束后支持該模式的人數(shù)接近6成，但“該模式會影響和同事交流”的擔(dān)憂仍在擔(dān)憂者中占據(jù)主流，僅從期初調(diào)研的51%降至期末的49.3%。

如果從一個更長的時間維度看遠(yuǎn)程辦公的問題，會發(fā)現(xiàn)人們的擔(dān)憂主要集中在三個層面。

早在1980年開始，IBM公司就在部分員工家里安裝遠(yuǎn)程終端，開啟了遠(yuǎn)程辦公。但是企業(yè)和員工卻對遠(yuǎn)程辦公愛恨交織，具體體現(xiàn)在怎么辨別員工工作狀態(tài)，居家讓員工與同事失去聯(lián)系，居家有太多環(huán)境干擾。

對于其中的一些擔(dān)憂，尤其是有關(guān)于員工關(guān)系和狀態(tài)方面的，至今仍然沒有明顯有效的解決手段，但有關(guān)于技術(shù)層面的擔(dān)憂，IT科技和互聯(lián)網(wǎng)科技提供了不少解決辦法。

PC、移動電話、互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)、云計(jì)算等一系列技術(shù)和工具的出現(xiàn)和成熟，或多或少解決了這些煩惱，即時通訊、視頻會議、協(xié)同辦公、在線文檔這樣的工具為遠(yuǎn)程辦公提供便利，同時讓遠(yuǎn)程和面對面辦公的體驗(yàn)逐步趨同，大幅提升效率，塑造了一種全新的辦公體驗(yàn)。

同樣來自攜程的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，“在家辦公”提高了員工13%的績效，離職率下降了50%。作為一家互聯(lián)網(wǎng)公司，攜程對上述工具的應(yīng)用顯然是熟練的。

科技同樣塑造了全新的一代人。Z世代和千禧一代生于互聯(lián)網(wǎng)，長于互聯(lián)網(wǎng)，他們對于線上有天然的情感。數(shù)據(jù)表明，他們對混合辦公的需求也是最為迫切，因?yàn)樗麄兏非蠊ぷ鞯淖灾鳈?quán)。

作為IT和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展最為成熟的國家之一，我們有足夠豐富的應(yīng)用工具，混合辦公在中國的落地，技術(shù)上應(yīng)該沒有任何難度。而且，部分公司的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)也已表明，工作效率不降反升，員工幸福度提高，離職率下降，為什么目前采取混合辦公的企業(yè)屈指可數(shù)？

信任危機(jī)

如果說混合辦公對于員工只是一個加分項(xiàng)或減分項(xiàng)，那么對于企業(yè)管理者而言，這是一道事關(guān)重大的選擇題。擔(dān)心員工工作效率，擔(dān)心員工失去控制，其背后是信任——企業(yè)對員工工作效率的信任，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)流動的信任。

2020年初居家辦公期間，不少企業(yè)的管理者開始感到心理上缺乏安全感。以往在辦公室走廊、茶水間即興相遇的問候，能夠近距離地感受到員工的工作狀態(tài)，而遠(yuǎn)程辦公讓這一種微妙的非正式交流消失。據(jù)微軟《2022年工作趨勢指數(shù)》顯示，54%的管理者表示與員工脫節(jié)，74%的管理者表示他們沒有及時為員工提供幫助或支援。

如何化解第一個挑戰(zhàn)？我們采訪了兩家互聯(lián)網(wǎng)公司的HR，他們所在的公司在過去兩年都或多或少經(jīng)歷了不得不讓員工遠(yuǎn)程辦公的時期，這兩位HR表示“遠(yuǎn)程辦公對于工作效率的影響，管理者幾乎沒有明顯感知”。原來，互聯(lián)網(wǎng)公司長期以來采用OKR或KPI管理，并部署了大量協(xié)同辦公工具。

在此類公司，員工早已無需向管理者證明自己是否在遠(yuǎn)離辦公室的期間“摸魚”，每年、每個季度、每月甚至每周的動態(tài)報(bào)告材料才是最好的證明。管理者也無需因員工不在辦公室感到恐慌，各類即時通訊軟件和遠(yuǎn)程辦公工具可以隨時與員工進(jìn)行聯(lián)系，無論是工作溝通，還是生活關(guān)懷。而這樣的管理機(jī)制，正在逐漸被越來越多的傳統(tǒng)企業(yè)所接受，并付諸實(shí)踐。

微軟首席人事官Kathleen Hogan也給出了一個解題思路。除了借助OKR管理和辦公軟件之外，還發(fā)布了一份混合辦公管理手冊，定期舉辦“線上茶水間”、“飲水機(jī)會議”等方式，在團(tuán)隊(duì)文化中建立信任。

由此可見，先進(jìn)的協(xié)同工具、高效的管理方式、優(yōu)秀的企業(yè)文化，都是化解信任危機(jī)的“良藥”。如何解決數(shù)據(jù)流動的信任難題，即數(shù)據(jù)安全，才最令企業(yè)管理者頭疼。

網(wǎng)絡(luò)的世界向來是不安全的。

混合辦公由于缺少了集中式管理帶來的強(qiáng)安全性，缺少了公司設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等物理空間的保障，散落在世界各地的員工的每一臺電腦和手機(jī)，統(tǒng)統(tǒng)搖身一變，成為了一個個巨大的風(fēng)險(xiǎn)敞口，暴露在日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)攻擊之下。這絕對不僅僅是個體的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，一個員工的終端連接上未經(jīng)保護(hù)的公共網(wǎng)絡(luò)之后，也意味著整個公司的信息安全處于風(fēng)險(xiǎn)之中。

傳統(tǒng)的辦公方式，企業(yè)內(nèi)網(wǎng)就像一堵封閉的圍墻，數(shù)據(jù)只在內(nèi)部流動，員工只有身處辦公室才能訪問內(nèi)網(wǎng)，IT部門只需高筑圍墻即可。然而，混合居家辦公打破了原有邊界，沒有了圍墻，企業(yè)所面臨的網(wǎng)絡(luò)安全威脅來自整個互聯(lián)網(wǎng)。

這樣的警示并非危言聳聽。IBM發(fā)布的《數(shù)據(jù)泄漏成本報(bào)告》顯示，遠(yuǎn)程辦公導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄漏的平均成本增加107萬美元。而有的企業(yè)發(fā)生數(shù)據(jù)安全問題，還不得不面對用戶的信任危機(jī)和監(jiān)管層的巨額罰款。去年11月，萬豪集團(tuán)因數(shù)據(jù)泄漏，被英國罰款1.24億美元。類似的例子屢見不鮮。

零信任會是一劑良藥嗎？

如何兼顧便捷性和安全性，信任每一個地點(diǎn)、每一個員工、每一臺設(shè)備的每一次數(shù)據(jù)流動？

以往，企業(yè)VPN是最常見的方式。企業(yè)VPN早在1998年開始在國內(nèi)企業(yè)出現(xiàn)，它提供了一種簡單的方式，將一些遠(yuǎn)程用戶短暫地連接到企業(yè)網(wǎng)絡(luò)。然而，隨著勞動力的分布越來越廣，企業(yè)需要在更長時間內(nèi)保持遠(yuǎn)程用戶的安全連接，這使得企業(yè)VPN的短板暴露無遺。它幾乎只能滿足部分員工短暫性、臨時性的遠(yuǎn)程辦公需求。

同樣的，傳統(tǒng)企業(yè)VPN復(fù)雜和繁瑣的操作讓大部分非專業(yè)的員工“恨之入骨”，哪怕是已經(jīng)落實(shí)混合辦公的攜程，也同樣得面臨來自20%反對者的“吐槽”——內(nèi)網(wǎng)不穩(wěn)定，使用復(fù)雜。

蓄勢已久的“零信任”，或許成為數(shù)據(jù)安全問題的解藥。

“零信任”最早由研究機(jī)構(gòu)Forrester首席分析師在2010年提出，此后逐步被業(yè)界所認(rèn)可，成為行業(yè)新寵。

零信任理念的基本原則是持續(xù)驗(yàn)證、永不信任 。簡單地說，對于系統(tǒng)，它將默認(rèn)不信任每一次數(shù)據(jù)流動和訪問，需要持續(xù)驗(yàn)證；對于員工，只需要證明“我是我”，剩下的交給系統(tǒng)就行了。

由于理念的前瞻性、技術(shù)的便捷性，全球大型科技公司先后進(jìn)行探索實(shí)踐。在國外，谷歌是最早投入零信任安全架構(gòu)研發(fā)與實(shí)踐的公司，整整花了6年時間才在企業(yè)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了零信任落地，并在2017年成功完成基于零信任構(gòu)建的BeyondCorp項(xiàng)目。微軟也同樣在早期參與了零信任架構(gòu)的探索。

在國內(nèi)，騰訊自2016年起率先在公司進(jìn)行探索，于2018年底在內(nèi)部實(shí)踐落地了一套零信任安全管理系統(tǒng)“騰訊iOA”，并成為員工的日常辦公系統(tǒng)。彼時，全球還沒有新冠疫情，居家辦公也不是非必需。

2020年2月，復(fù)工復(fù)產(chǎn)成為企業(yè)的亟需，面對騰訊七萬名員工、十萬臺終端的遠(yuǎn)程辦公需求，iOA系統(tǒng)成功扛過了這一場最高級別的安全“大考”。

有意思的是，谷歌、微軟、騰訊等成功內(nèi)部實(shí)踐“零信任”的企業(yè)，經(jīng)過這次疫情的“大考”，都走向“自用轉(zhuǎn)外銷”的道路，即通過內(nèi)部項(xiàng)目孵化實(shí)現(xiàn)技術(shù)溢出價值，將方案輸送給其它企業(yè)。一方面，混合辦公大趨勢之下，將有越來越多的企業(yè)需要零信任；另一方面，這些IT企業(yè)從自研探索到實(shí)踐，幾乎都花了五年以上時間，深知研發(fā)的艱辛和復(fù)雜。

用技術(shù)上的“零信任”，構(gòu)建企業(yè)和員工之間的信任，或許就是兼顧便捷性和安全性的最優(yōu)解。

行動還是觀望？

不管混合辦公是否到來，當(dāng)下的內(nèi)外環(huán)境都將促使企業(yè)做出改變，無論是生產(chǎn)、營銷還是用工，并由外而內(nèi)滲透到企業(yè)文化、管理模式和IT架構(gòu)的方方面面。

而有關(guān)于混合辦公的利好和隱憂，我們只看到了一部分。但是，不管它何時到來，技術(shù)總是最先做好準(zhǔn)備的那一項(xiàng)。

轉(zhuǎn)自：騰訊網(wǎng)

　　【版權(quán)及免責(zé)聲明】凡本網(wǎng)所屬版權(quán)作品，轉(zhuǎn)載時須獲得授權(quán)并注明來源“中國產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息網(wǎng)”，違者本網(wǎng)將保留追究其相關(guān)法律責(zé)任的權(quán)力。凡轉(zhuǎn)載文章及企業(yè)宣傳資訊，僅代表作者個人觀點(diǎn)，不代表本網(wǎng)觀點(diǎn)和立場。版權(quán)事宜請聯(lián)系：010-65363056。

延伸閱讀