泛微網(wǎng)絡(luò)協(xié)助組織會議：大、小會議輕松管，高效開

“開會”往往是為了解決問題，但是，如果方法不對，不僅問題處理效率受影響，“會“也越開越累…

召開“累”：除了一些小組會議，在大型企業(yè)、國企單位，每次會議都可能涉及多個部門、上百名參會人，從商定會議時間、確定會議室、通知、準(zhǔn)備會議材料到會場簽到，瑣碎事務(wù)常常需要耗費大量時間。

參會“累”：傳統(tǒng)形式下的會議，員工大多處于被動狀態(tài)，常常整場會議只有領(lǐng)導(dǎo)一個人在講，一場會下來也沒能商量出一個準(zhǔn)確的執(zhí)行方案，更別說執(zhí)行效果，員工抱怨全程實質(zhì)性內(nèi)容少，時間都浪費了。

為了改變眾多組織當(dāng)前低效的會議狀態(tài)，泛微OA推出全新智能化會議管理方案，創(chuàng)新接入大屏系統(tǒng)，借助移動設(shè)備讓政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在一個平臺上實現(xiàn)“從會議組織、通知、查詢到任務(wù)執(zhí)行反饋”的全過程管理方式。

一、一場高效會議的正確打開方式

1、會前：輕松做好準(zhǔn)備工作

一場會議能不能及時召開，行政人員的組織效率尤為重要。但是，許多組織當(dāng)前的會議組織全靠人工溝通，打電話確定日程、發(fā)短信通知會議時間等，準(zhǔn)備效率不佳。

泛微OA電子化的會議管理方式，將所有會議資源，包括人員、會議室、日程信息全部放入系統(tǒng)，整個會議組織工作直接用OA流程就能極速完成。

1）一條流程極速發(fā)起會議

為了改變會議線下組織的模式，泛微OA系統(tǒng)用流程規(guī)范組織的會議審批程序，所有會議從流程上報會議時間、地點、參會人、會議主題等信息，一審就能同步通知參會人。

（新建會議）

會議室使用防沖突

一些規(guī)模稍大的企業(yè)，會議室多、每天的會議也很多，為了防止使用沖突，泛微為組織打造了會議室電子信息臺賬。借助OA系統(tǒng)流程追蹤會議室使用狀態(tài)，每次組織會議可以直接調(diào)取會議室信息表，哪間空閑一看便知。

（會議室信息圖）

人員日程防沖突

重要會議不知道各部門領(lǐng)導(dǎo)在不在公司、有沒有時間，現(xiàn)在通過日程管理表單，隨時都能調(diào)取每個人的日程情況，合理安排會議時間，再也不用一個個電話咨詢。

下發(fā)通知、反饋快

做好會議通知、督促員工反饋占據(jù)了行政人員的大量時間，有時擔(dān)心通知中漏了誰，有時會都快開了，還有許多人聯(lián)系不上、得不到反饋。

為了減少重復(fù)工作、提升響應(yīng)效率，OA流程在下達(dá)會議通知的同時，會同步通過微信、短信、流程等多種形式下發(fā)會議通知，第一時間通知參會人。

（流程自動反饋）

會議分類審批快

每個企業(yè)都有很多類型的會議，比如總部的董事會、上海大區(qū)的戰(zhàn)略討論會、北京的項目會等等，不同會議的審批程序、審批人是不同的。

為了提高會議發(fā)起效率，泛微OA系統(tǒng)提前為組織的不同會議類型設(shè)定既定的審批流，系統(tǒng)可以直接根據(jù)勾選的會議類型自動流轉(zhuǎn)，審批更規(guī)范。

（細(xì)化會議類型）

新增功能

實現(xiàn)：會議智能排座

為了解決部分國企、事業(yè)單位召開會議時需要進(jìn)行人員排座的需求，泛微OA系統(tǒng)通過建模為組織實現(xiàn)了線上智能排座。每個會議室的座位布局可以在系統(tǒng)中同步顯示，行政人員可以按照要求快速安排座位，防止重復(fù)安排、漏排問題。

（智能排座）

在現(xiàn)場，參會人簽到一完成就能自動獲取自己的座位示意圖，無需引導(dǎo)，自主入座，全面節(jié)省會場時間。

【小結(jié)】：線上組織會議，資源調(diào)取快、方便協(xié)調(diào)，全程無需協(xié)助，精準(zhǔn)、高效完成。

2、在會場：智能引導(dǎo)有序入場

過去，每次開會都要提前出發(fā)，擔(dān)心找不到會議室，會議規(guī)模太大，簽到還得排隊，會議時間很有可能推遲。

為了提高入場效率，泛微的會議管理系統(tǒng)正在通過越來越多的智能技術(shù)為會議室多且分散的大型組織提供智能服務(wù)。

1）智能掃碼簽到

為了方便簽到，泛微OA系統(tǒng)為組織提供二維碼手機(jī)簽到服務(wù)，每場會議都有自己的信息二維碼，你可以打印出來掃碼簽到。

也可以通過接入智能大屏系統(tǒng)直接同步到每間會議室的大屏幕上，隨時拿起手機(jī)就能簽到。

2）會議室智能導(dǎo)航

針對會議室多的大型組織，智能大屏系統(tǒng)的接入可以幫助實現(xiàn)會議室位置導(dǎo)航，整個組織的會議室屏幕智能呈現(xiàn)，精準(zhǔn)定位當(dāng)前位置，幫助參會人員縮短入場時間。

（大屏?xí)h室導(dǎo)航）

3）會議信息同步顯示

為了讓會議信息實時共享，泛微OA系統(tǒng)可以和大屏系統(tǒng)連接，讓每天的會議安排、參會人和會議室等信息及時呈現(xiàn)，提升信息傳播效率。

（會議室使用情況實時同步共享）

【小結(jié)】：針對會議室多、參會人多的大型組織，智能大屏系統(tǒng)的使用可以有效提升會場組織管理效率。

3、在會中：無紙化高效互動

會上，所有材料都已經(jīng)通過流程下發(fā)，參會人可以根據(jù)需要自行打印，不僅可以幫助參會人提前了解會議情況，還能節(jié)省會議成本。

1）會議投票互動

此外，為了方便會場互動，一些需要投票、表決態(tài)度的互動可以直接通過掃碼互動，匿名互動、結(jié)果自動呈現(xiàn)，全面提升統(tǒng)計效率和精準(zhǔn)性。

【小結(jié)】：提升會場參與度，智能、高效了解參會人員意見。

4、會后：及時記錄實時反饋

開會效果怎么樣還要看會議任務(wù)執(zhí)行情況，下達(dá)了哪些重要指示、達(dá)成了哪些戰(zhàn)略目標(biāo)，都要及時的安排落實，才能實現(xiàn)最佳會議效果。

和過去開完會就丟開手的方式不同，OA系統(tǒng)把任務(wù)管理融入會議管理過程，確保每次會議記錄全、執(zhí)行有反饋。

1）會議紀(jì)要同步生成

每次會后會有專人提交會議紀(jì)要，對會議內(nèi)容和會議安排做詳細(xì)記錄，由系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)到相應(yīng)的會議中形成會議材料庫。

2）會議任務(wù)全程跟蹤

會議紀(jì)要審批一通過，各類會議決議形成的會議任務(wù)會精準(zhǔn)下發(fā)，借助流程追蹤，領(lǐng)導(dǎo)人員可以全面了解任務(wù)交付給誰、執(zhí)行進(jìn)度如何、有什么反饋等。幫助組織全面提升會議效果，讓會議真正幫助問題解決。

3）會議數(shù)據(jù)高效分析

無論是出勤率還是任務(wù)執(zhí)行率分析，現(xiàn)在隨時都能在OA系統(tǒng)智能生成一份報表，提升數(shù)據(jù)使用效率。

（數(shù)據(jù)分析）

【小結(jié)】：把好會議質(zhì)量關(guān)，督查任務(wù)執(zhí)行，形成良好的會議管理環(huán)境。

二、應(yīng)用價值

此方案靈活、智能的操作體系，可以普遍適應(yīng)于國企三會、企業(yè)日常會議、大型組織及政府會務(wù)工作。幫助組織簡化會議管理形式，落實真正的會議執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，提升各大組織開會質(zhì)量。

轉(zhuǎn)自：飛象網(wǎng)

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