從初創(chuàng)到發(fā)展再到穩(wěn)定 馬蜂窩11年資深采購人分享采購管理工作如何隨企業(yè)成長而變化

采購是企業(yè)日常經營必備、同時也是最基礎環(huán)節(jié)之一。但從創(chuàng)業(yè)初期、到快速發(fā)展、再到成熟穩(wěn)定,處于生命周期不同階段的企業(yè)對于采購也有著不同的“做法”。

田雅明是馬蜂窩的行政采購負責人,從2011年馬蜂窩初創(chuàng)早期就加入公司負責行政和采購工作。十年來,伴隨著公司的成長她對于“發(fā)展中的企業(yè)如何做采購”也有著自己獨到的理解?！斑^去十年,馬蜂窩也經歷了快速的發(fā)展。一路走來,采購工作的管理方式也發(fā)生了顯著的改變,從創(chuàng)業(yè)初期單純的保障辦公運營基礎需求,到跟上業(yè)務快速發(fā)展腳步追求成本效率,再到公司規(guī)模穩(wěn)定后強調規(guī)范性,公司采購工作也越來越成熟。”

初創(chuàng)階段:采購規(guī)模不大 以單一供應商采購為主

2011年,馬蜂窩正處在創(chuàng)業(yè)初期,團隊規(guī)模只有30人。初到公司的田雅明也將采購工作定義為“后勤保障部門”,最核心的任務就是保障公司的基本需求,例如低值易耗品、電子設備、服務器……采購規(guī)模并不算大。

據田雅明回憶,2011年前后,企業(yè)的采購方式比較單一,只能通過去中關村“逛店鋪”進行咨詢采購?！霸诮涍^幾次的線下采購后,我們會同合作較多的線下商店老板建立起長期聯(lián)系,有采購需求后會通過郵件聯(lián)系他們,由他們直接安排送貨上門和后續(xù)服務,付款則采取月末統(tǒng)一結算的形式,跟需求郵件進行一一比對?！碧镅琶鞅硎?“相對而言,那個階段的采購工作整體處于比較被動的狀態(tài),基本都是單一供應商供貨、單一來源報價。”

發(fā)展階段:跟上業(yè)務成長速度 重點提升采購效率

隨后的幾年,馬蜂窩進入了全新的發(fā)展階段。經過了幾輪融資,馬蜂窩的業(yè)務步入了高速成長期。據田雅明回憶,那個階段,公司的組織結構、人員規(guī)模都在快速擴大,2015年底已有近500人。在單純的體量增長之外,采購涉及的場景也越來越豐富,從辦公室的裝修,到公司固定資產,再到外包的物業(yè)服務等等……整個采購的工作量快速上升。

“當時,我對采購的定調是全力提升效率,跟上業(yè)務的前進步伐,做到不掉鏈子?！碧镅琶鞅硎尽偤?015年前后也是電子商務快速普及的時間點,數字化采購的高效管理模式很快吸引了田雅明的注意力,并逐漸成為了馬蜂窩重要的采購方式?！皠偨佑|數字化采購時,我們體會最深的就是尋源速度和開票速度。以前通過線下去實體商場,一天最多只能聯(lián)系10個店鋪,而且開票流程還特別慢,有時候甚至需要1-2周的時間。而通過在京東企業(yè)業(yè)務這樣的數字化平臺進行采購,我們可以在短短幾分鐘內快速匹配數以千計的目標商品,實現(xiàn)全國范圍的商品尋源,同時線上發(fā)票也可以做到‘秒開’,多個環(huán)節(jié)下來采購效率會得到大幅提升?！?/p>

穩(wěn)定階段:提高規(guī)范性,主動為公司控制成本

2020年初,馬蜂窩開始調整發(fā)展戰(zhàn)略。尤其是受疫情影響,整個旅游行業(yè)面臨著較大沖擊,馬蜂窩也由“擴張”向“求穩(wěn)”轉變?！八栽谶@個時期,采購的重點任務變成了提高規(guī)范性,去落地采購流程上的制式化規(guī)定?！碧镅琶鞅硎?“我們主要是從流程優(yōu)化和價格透明度兩方面入手,所依靠的手段還是數字化采購?！?/p>

田雅明也分享了幾個故事。

過去馬蜂窩的采購流程,是先由采購人員提前跟公司申請備用金放入自己的賬戶進行付款,采購完成后再收集好所有的發(fā)票憑證進行報銷、抵沖之前的備用金借款。這套流程不僅執(zhí)行起來較為繁瑣,而且由于采購量大,各種票據也容易丟失,為財務部門與采購人員增添了許多問題。為了改善這一流程,馬蜂窩開始同京東企業(yè)業(yè)務合作。依托京東企業(yè)購平臺,馬蜂窩不僅實現(xiàn)了公司間的公對公結算付款,讓復雜的“備用金”模式徹底成為過去。同時采購單價、數量、報銷憑證等也可以生成詳細的電子單據同步財務人員,采購信息的準確性和合規(guī)性都大大提高?！?/p>

另外,在數字化采購平臺上,采購人員也可以更加方便地進行比價,從而選擇更合適的供應商,對采購成本的把控也相應大幅提高。田雅明表示,“過去兩年多的時間里,受內外部環(huán)境因素的影響,降本增效成為每個企業(yè)的必答題,企業(yè)也需要更為精細化的運營。在數字化采購的助力下,馬蜂窩整個2021年期間,實現(xiàn)了采購降本35%的成效。采購也從最早的被動響應業(yè)務需求的部門,轉變?yōu)橐粋€主動幫公司增效的部門?！?/p>

談及對未來采購工作的規(guī)劃時,田雅明表示希望能夠將數字化更深度地應用到采購工作中,一方面更好地利用系統(tǒng)工具對采購數據進行更細致的匯總與整理,為后續(xù)的采購提供科學合理的決策依據;另一方面通過數字化的供應商管理引入更多資源并制定供應商管理的標準與流程,提高供應商管理水平。

　　轉自：永州新聞網

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