隨著數(shù)字化的普及，數(shù)字社會的復雜度越來越高，數(shù)字化轉型已成為企業(yè)提升核心競爭力的關鍵要素，企業(yè)也越來越需要低門檻、高便利性的數(shù)字化工具。體系文件管理是企業(yè)管理中的重要一環(huán)，云南煙葉復烤有限責任公司石林復烤廠（以下簡稱“石林復烤廠”）當前體系文件管理工作多依賴線下開展，從文件起草、審批到發(fā)布，流程繁瑣、實施周期長，影響了該項工作推進。
如何精簡工作流程，提升工作效率？石林復烤廠精益管理小組成員集思廣益，通過自主開發(fā)系統(tǒng)，解決了體系文件管理困難的問題。
石林復烤廠體系文件管理系統(tǒng)基于異構圖神經(jīng)網(wǎng)絡開發(fā)，此架構邏輯清楚明了，相較于其他架構方便后續(xù)自主運維。因自主掌握系統(tǒng)的底層邏輯和維護需求，能自主、及時、有效捕捉系統(tǒng)異常，及時維護，有效降低運維成本。
（石林復烤廠體系文件管理系統(tǒng)界面 馬一東/供圖）
“通過前期不斷的測試與修改，現(xiàn)在我們的這個小系統(tǒng)通過自動計算，已經(jīng)可以對體系文件進行檢索、預測和分析啦。”精益管理小組成員介紹道。
通過系統(tǒng)開發(fā)，該系統(tǒng)已能滿足體系工作管理者的使用需求，達成預期目標。該系統(tǒng)能完成體系文件的審批、歸檔等流程，減少人工干預，有效提高管理效能。智能化管理平臺能夠自動識別和分類體系文件，提高文件檢索效率，有效解決了傳統(tǒng)管理方式中的瓶頸問題。該平臺還優(yōu)化了用戶的使用體驗，平臺界面簡潔明了，操作簡單易懂，同時還提供了多種個性化設置選項，滿足不同用戶的需求。看似簡單的改動，讓體系文件分類清晰，檢索便捷性顯著增強。
同時，系統(tǒng)還具備實時監(jiān)控和預警功能，幫助管理者做體系文件合規(guī)性檢測，及時更新體系文件。系統(tǒng)管理者可通過法規(guī)性文件錄入模塊及時錄入相關法律法規(guī)。系統(tǒng)可在體系文件生成時與法規(guī)性文件作比對，判斷體系文件的合規(guī)性。對于已經(jīng)形成及發(fā)布的體系文件，系統(tǒng)也能自動監(jiān)控，與庫中法規(guī)性文件做比對，做到及時預警，確保企業(yè)或組織遵守相關法律法規(guī)和標準要求。通過遵循體系文件中的規(guī)定和程序，企業(yè)可以降低違法風險，保障合規(guī)運營。創(chuàng)新性地加入監(jiān)控與預警功能，助力石林復烤廠體系文件管理效能再上臺階。
自投入使用以來，該系統(tǒng)已助力該廠完成26個體系文件修訂，平均完成單個體系文件修訂流程時長減少一半以上，有效提升了體系管理的效率及合規(guī)性，且自主開發(fā)及運維大大減少了企業(yè)投入，幫助管理者全面查找體系文件管理過程中存在的堵點、漏點、痛點和難點，深入分析制度建設過程中的方式方法、業(yè)務流程等多方面的原因，持續(xù)夯實管理體系基礎工作，為企業(yè)提供了智能化、高效化的管理手段，助力企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。（云南煙葉復烤有限責任公司石林復烤廠：馬一東）
轉自：中國網(wǎng)
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