蜘蛛差旅：如何讓差旅政策更有效

　　目前我國多數(shù)企業(yè)缺乏差旅管理意識，差旅費用的報銷流程復(fù)雜繁瑣，財務(wù)人員的工作量巨大，出差員工差旅費用控制薄弱，管理效率低下。蜘蛛差旅認(rèn)為實施現(xiàn)代化差旅管理是改變現(xiàn)狀的最佳方法，要想實現(xiàn)差旅管理的現(xiàn)代化，首先要建立一套體現(xiàn)企業(yè)文化、人性化的差旅政策。
 

　　一個企業(yè)的政策包含員工出差的審批、出差員工的職責(zé)、交通工具的選擇、機(jī)票和酒店預(yù)訂系統(tǒng)選擇、住宿標(biāo)準(zhǔn)、員工安全及保險條款、出差餐飲條款、報銷程序條款、可選用的差旅行程預(yù)訂系統(tǒng)、協(xié)議酒店名單、協(xié)議航空公司名單等十分細(xì)致的條款。
 

　　制定差旅政策要在分析以往差旅費用的基礎(chǔ)之上，要在節(jié)約成本和員工滿意度之間找到平衡，還應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)文化，更要細(xì)致入微。理想是豐滿的，但現(xiàn)實是骨感的，差旅政策制定一方面并不能很好的平衡成本節(jié)約和員工滿意度，另一方面也由于其“細(xì)致入微”而難以落地執(zhí)行。

　　具體以蜘蛛差旅某客戶企業(yè)為例， 該企業(yè)為200余人的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展制定了詳盡的差旅政策，但是在落地過程中出現(xiàn)了許多中型企業(yè)會遇到的問題：差標(biāo)問題由于過于細(xì)致并沒有很好地得到執(zhí)行，同時超標(biāo)問題無有效解決措施，一方面差旅費用高居不下，另一方面員工滿意度急劇下降，直接加劇了公司的人員流動。對于這種情況，蜘蛛差旅的建議是：
 

　　一、利用大數(shù)據(jù)重新制定差旅政策，通過分析差旅行業(yè)的大數(shù)據(jù)，和該企業(yè)以往的差旅費支出找出規(guī)律性的出差行為，從源頭上進(jìn)行成本控制。首先行業(yè)數(shù)據(jù)表明：
 

　　①機(jī)票預(yù)訂時，大部分的差旅購票折扣在0.8～1.0之間，基本上5折以上的機(jī)票，對你的員工出行總體帶來的成本節(jié)省會遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于你要選擇一個更靈活的票價，以使得你有后續(xù)的可以改簽的條件的優(yōu)惠。
 

　?、诰频觐A(yù)訂時，一線城市酒店價格集中在400～500元區(qū)間，新一線城市、二線城市酒店價格集在200～300元區(qū)間，三線城市的酒店價格集中在180元左右。
 

　?、鄢鲂泄ぞ哌x擇上， 200-800km的中長距離路線中，更多人選擇鐵路;800-1200km的區(qū)間內(nèi)，選鐵路和飛機(jī)的差旅人群比例相差仿佛，略有波動;1200km以上，飛機(jī)的選擇比例則越來越高。
 

　　其次，通過該企業(yè)以往差旅數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，差旅費用①主要集中在深圳、上海、北京之間的機(jī)票和酒店，機(jī)票花費占比57%，酒店占比31%。②具體到預(yù)訂時間發(fā)現(xiàn)，49.3%的預(yù)訂由于沒有提前享受不了最優(yōu)惠價，43.2%的機(jī)票預(yù)訂為了節(jié)約成本選擇晚上10點-凌晨5點的航班，員工滿意度較低。③具體到部門花費，銷售部門占比83%，其中花費最多的銷售小組并不是業(yè)績最好的小組，一方面是供應(yīng)商和提前預(yù)訂問題，另一方面則發(fā)現(xiàn)存在不合規(guī)現(xiàn)象。
 

　　針對企業(yè)這些情況，結(jié)合行業(yè)大數(shù)據(jù)，該企業(yè)除了調(diào)整各級城市差旅標(biāo)準(zhǔn)外，還增加了提前預(yù)訂等行為，以便獲得更好的折扣，同時還能選擇更方便的時間段;將以往的個人墊付改為企業(yè)支付功能，同時以在線出差審批為前提，從根源上杜絕了不合規(guī)現(xiàn)象。

　　二、根據(jù)企業(yè)的個性化需求，將差旅政策嵌入到差旅系統(tǒng)中，通過技術(shù)手段在日常預(yù)訂、流程管理、支付方式等解決超標(biāo)問題、并平衡解決成本和員工滿意度之間的矛盾。
 

　　1、將差旅預(yù)訂嵌入系統(tǒng)，包括該員工的出差標(biāo)準(zhǔn)、提前預(yù)訂、最低價預(yù)定等，一方面解決落地難問題，另一方面也解決了超標(biāo)問題。首先蜘蛛差旅是雙平臺，將微信系統(tǒng)和PC相結(jié)合，隨時隨地可以查看差旅標(biāo)準(zhǔn);其次，管理員可自主設(shè)置政策中的規(guī)則、流程、權(quán)限、角色等，將在線強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)與個性化相結(jié)合;再次，強(qiáng)制提示提前預(yù)訂和最低價預(yù)定，如未按此操作，則需要填寫原因，方便后期數(shù)據(jù)反饋和管控合規(guī)性。
 

　　2、借助專業(yè)差旅系統(tǒng)平衡成本和員工滿意度，主要是簡化差旅審批、簡化報銷流程、通過混合支付提升員工滿意度。以往的差旅審批要么員工先墊付后報銷，要么先走流程再預(yù)定，不管效率還是員工滿意度都極低，而蜘蛛差旅通過線上審批流程，最快120秒完成出差審批-預(yù)訂-報銷等流程。
 

　　此外，還特意做出“企業(yè)支付+個人支付”這一混合支付模式，開創(chuàng)行業(yè)先例，極大提高員工滿意度。如果員工希望在差旅標(biāo)準(zhǔn)政策基礎(chǔ)上自費改善出差體驗，那么就可以使用這項功能。

　　最后總結(jié)，蜘蛛差旅認(rèn)為差旅政策的高效落地，一方面在于解決企業(yè)節(jié)約成本和提高員工滿意度之間的矛盾，制定出更符合員工出行需求的差旅政策;另一方面是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部和服務(wù)商的協(xié)作，加強(qiáng)和服務(wù)商、員工的溝通，將服務(wù)商系統(tǒng)與自身需求相結(jié)合，同時注意對企業(yè)員工進(jìn)行差旅政策的培訓(xùn)，確保差旅政策的順利實施。
 

　　轉(zhuǎn)自：浙江在線

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