云計(jì)算下電子文件管理面臨的問題淺析

　　云計(jì)算的出現(xiàn)給文檔管理工作帶來便利的同時(shí)也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。隨著云計(jì)算的發(fā)展，電子文件的內(nèi)涵不斷豐富，不僅包括傳統(tǒng)形式下形成的電子文件。

　　1.引言近些年，云計(jì)算憑借強(qiáng)大的計(jì)算功能、海量的存貯能力及低廉的耗費(fèi)等優(yōu)勢(shì)受到社會(huì)各行業(yè)的青睞。據(jù)澳大利亞CCH2008年公布的一項(xiàng)調(diào)查顯示，在亞太地區(qū)59%的用戶每周都要使用web2.0工具，43%的產(chǎn)業(yè)部門利用社會(huì)媒體來完成工作，云計(jì)算已經(jīng)成為了一種影響深遠(yuǎn)的服務(wù)模式。云計(jì)算的快速發(fā)展同樣給文件、檔案管理部門帶來前所未有的機(jī)遇。檔案管理模式和管理技術(shù)與信息技術(shù)有著緊密的聯(lián)系，從檔案數(shù)字化發(fā)展過程來看，信息技術(shù)的每一次升級(jí)，都會(huì)引起檔案工作者的關(guān)注并推動(dòng)檔案管理與服務(wù)的改善與提高。利用云計(jì)算巨大的優(yōu)勢(shì)，可以提升檔案界網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)的水平，降低文檔管理與服務(wù)的成本，擴(kuò)大檔案行業(yè)在社會(huì)中的影響力，為文件管理部門及檔案管理部門帶來便利。

　　然而，云計(jì)算的出現(xiàn)給文檔管理工作帶來便利的同時(shí)也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。隨著云計(jì)算的發(fā)展，電子文件的內(nèi)涵不斷豐富，不僅包括傳統(tǒng)形式下形成的電子文件，也包括電子郵件、博客等個(gè)人信息形成的電子文件，文件管理的內(nèi)容和形式更加多樣化，傳統(tǒng)的電子文件管理理念和手段逐漸受到新的技術(shù)環(huán)境下形成的文件所帶來的挑戰(zhàn)。盡管與檔案相鄰的同屬信息管理服務(wù)業(yè)的圖書館學(xué)和情報(bào)學(xué)較早地開展了云計(jì)算的研究，并積累了一些可以參照的經(jīng)驗(yàn)，但是，由于學(xué)科性質(zhì)存在著很大差異。檔案界應(yīng)用云計(jì)算并沒有現(xiàn)成的道路可走，所以在檔案領(lǐng)域，研究云計(jì)算給電子文檔管理帶來的挑戰(zhàn)有著重要的意義。首先，在應(yīng)用層面，檔案界需要研究云計(jì)算與文檔管理的關(guān)系，并應(yīng)對(duì)其帶來的各種挑戰(zhàn)，完善云計(jì)算環(huán)境下的電子文檔管理，使云計(jì)算有更廣闊的應(yīng)用前景;其次，在理論層面，其表現(xiàn)得更為緊迫，如對(duì)檔案基礎(chǔ)理論的影響、對(duì)檔案實(shí)踐的指導(dǎo)思想等研究目前還是一片空白。因此，研究云計(jì)算環(huán)境下的文件、檔案管理具有重要的理論意義。

　　2.云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理概述2.1云計(jì)算概述2010年9月8日美國(guó)聯(lián)邦文件管理署發(fā)布的《云計(jì)算環(huán)境下的文件管理指南公報(bào)》中指“云計(jì)算”是能夠便捷地按照需求聯(lián)網(wǎng)訪問經(jīng)過結(jié)構(gòu)化配置的計(jì)算機(jī)資源共享池如網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、應(yīng)用程序和服務(wù)的模型憑借低付出和參與服務(wù)商的互動(dòng)，便叫以快速配置和發(fā)布資源。常見的云計(jì)算服務(wù)模式有二種：SAAS軟件即服務(wù)，PAAS平臺(tái)即服務(wù)和IAAS基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)。

　　以軟件為基礎(chǔ)使多個(gè)用戶共享，用戶在交互運(yùn)用軟件的基礎(chǔ)上獲益。SAAS運(yùn)用較成功的商業(yè)案例是Salesforce和Google Apps。PAAS指服務(wù)商為用戶提供個(gè)開發(fā)產(chǎn)品的平臺(tái)，用戶利用平臺(tái)來檢測(cè)應(yīng)用程序。這個(gè)平臺(tái)包括應(yīng)用設(shè)計(jì)及開發(fā)、對(duì)用戶的監(jiān)察和語義追蹤，目前較為典刑的PAAS平臺(tái)是Windows Azure，F(xiàn)acebook等。IAAS指基于Xen服務(wù)器建立統(tǒng)的API，使用戶能夠通過APl運(yùn)行和控制部署多個(gè)虛擬機(jī)內(nèi)資源的種服務(wù)。用戶可以利用IAAS提供的軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施來開發(fā)滿足自身需求的產(chǎn)品或服務(wù)，比如Amazon推出的EC2和S3。

　　2.2云計(jì)算下電子文件管理概述電子文件管理研究人員和檔案學(xué)者己經(jīng)開始關(guān)注云計(jì)算，并從數(shù)字檔案館建設(shè)的角度探討了云計(jì)算技術(shù)給文檔管理帶來的便捷與機(jī)遇。然而，任何技術(shù)都有兩而性，云計(jì)算在給電子文件管理帶來便捷的同時(shí)，也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。Brent.G指出云計(jì)算環(huán)境下電子文件存儲(chǔ)存在的問題，即企業(yè)組織和機(jī)構(gòu)在利用SAAS時(shí)對(duì)文件存儲(chǔ)地點(diǎn)不知曉，因此文件存儲(chǔ)位置的不確定性造成了難以預(yù)料一的風(fēng)險(xiǎn)。Lawrence.W認(rèn)為云計(jì)算為解決電子文件的存儲(chǔ)提供了足夠大的空間，但是，在這個(gè)空間里能夠準(zhǔn)確高效地滿足用戶需求也應(yīng)該受到關(guān)注。囚此，云計(jì)算環(huán)境下如何利用高效的搜索引擎安全檢索到所需文件也是影響向電子文件管理的重要因素之一。
Sourya從應(yīng)用主體—人的角度入手，來闡釋云計(jì)算應(yīng)用中存在的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，他指出山特權(quán)人員引起的信息泄露將會(huì)給公司或企業(yè)帶來嚴(yán)重?fù)p失。Donghee.S等人認(rèn)為云計(jì)算為傳遞個(gè)人文件信息提供了極大的方便，但是如果缺乏對(duì)這些電子文件的管理或者是管理時(shí)小注意云計(jì)算自身存在的漏洞，將會(huì)導(dǎo)致個(gè)人電子文件泄密甚至丟失。2008-2009年山“信息管理與信息組織”AIIM組織的一項(xiàng)調(diào)查顯示，在澳大利亞77%的機(jī)構(gòu)叫能是出于信任機(jī)制問題而小愿意使用公共云。2010年，盛拓公司對(duì)中國(guó)的云計(jì)算情況進(jìn)行了調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容主要包括六大部分，其調(diào)查報(bào)告指出關(guān)于云計(jì)算利用中存在的問題主要涵蓋一七個(gè)方面。

來源：IT商業(yè)新聞網(wǎng)

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