惠普M401dw高性價比專業(yè)激光打印機詮釋物流行業(yè)“無紙化辦公”新標準

“我們公司已經(jīng)實行‘無紙化辦公’好多年了，配備了多套專業(yè)管理系統(tǒng)在全公司內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)運作，”伴隨著王先生的介紹，我們跟著他走進了這家位于中關村繁華地段的國際化大型物流公司北京辦公室?！氨M管如此，一些業(yè)務環(huán)節(jié)還是脫離不開打印!”王先生補充道。

毋庸置疑地，物流行業(yè)無疑是諸多朝陽產(chǎn)業(yè)中最耀眼的一個，行業(yè)在飛速發(fā)展的同時，一些優(yōu)秀的物流企業(yè)也脫穎而出，隨之而來的即是企業(yè)規(guī)模的擴大、系統(tǒng)化乃至集團化。 筆者走訪的就是這樣一家企業(yè)，試圖深入了解他們在高度電子化辦公環(huán)境下是如何應用打印幫助企業(yè)高效運轉(zhuǎn)和發(fā)展的。

　　統(tǒng)籌業(yè)務，無紙化辦公≠脫離紙質(zhì)打印

　　該公司在中國大陸劃分為華北、華東、華南三個大區(qū)，每個區(qū)域都以軸心制的方式進行業(yè)務管理。北京總部不僅是華北區(qū)的管理軸心，還是公司三個大區(qū)的總管理軸心。隨著規(guī)模的不斷擴大，公司在管理制度上也在不斷的改進和完善，公司要求內(nèi)部溝通完全電子化，并先后配置了專業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)和各類辦公系統(tǒng)。公司希望借助這些措施進行統(tǒng)籌、規(guī)范內(nèi)部業(yè)務，減少紙張的浪費，并達到資源配置的最優(yōu)化。如此的投入，在物流行業(yè)內(nèi)可謂是走在辦公數(shù)字化的前端。

　　公司體系的專業(yè)化受到了業(yè)內(nèi)的認可，同時也為公司帶來了更多的業(yè)務。目前，公司業(yè)務范圍覆蓋全球，與電子行業(yè)內(nèi)眾多知名品牌擁有長期合作關系，每年都有穩(wěn)定且大量的業(yè)務需求。根據(jù)王先生的介紹，公司的財務部對每一項任務的審批雖然都是在內(nèi)部系統(tǒng)中完成的，但是仍需要將這些業(yè)務單據(jù)打印出來留檔。在財務需備份的文件中，包括業(yè)務合同、訂單、詳細的工作計劃等文件。每年，公司還會參與招標工作，需要打印大量的標書配合競標工作;與客戶之間合同的簽訂也需要一式兩份打印出來，公司業(yè)務的發(fā)展對打印機提出了更加專業(yè)的需求。

　　專業(yè)設備支持專業(yè)化辦公，HP M401dw輕巧平衡打印需求

在公司，不論是因業(yè)務發(fā)展帶來的審批工作還是在下設的眾多倉庫中，文印問題的困擾一直都揮之不去?！肮救齻€大區(qū)的業(yè)務文件單據(jù)集中在一起非常多，過去辦公室打印機經(jīng)常吃不消，頻出故障，打印出來的文件也常會有一道道的黑印，容易蓋住重要的信息?！蓖跸壬f。為了解決文印問題，公司在選購打印設備時經(jīng)過了細致的考慮，需要一款可以滿足日常大量的文件批量輸出又不占空間的激光打印機。HP M401dw的出現(xiàn)讓這些問題迎刃而解。王先生感嘆道：“很多帶有附加功能的打印機價格都太過高昂，體積也大，但是相對便宜的速度和負荷量又太低，同時保證A4打印與A5專業(yè)輸出效果的M401dw為公司提出了一個完美的解決方案?！边@臺全黑色外形大方而又輕巧的打印機采購回后經(jīng)過簡單的設置，就被放在了辦公桌上通過其無線打印功能供大家一起使用，體積雖小但是卻非常出色的完成了公司的打印任務。

M401dw的月打印負荷高達5萬張，其打印速度在該級別打印機中更屬業(yè)內(nèi)翹楚：A4幅面打印達到33頁每分鐘，而A5幅面打印則幾乎能做到每分鐘60張。公司財務部在購入M401dw后開始使用A5幅面的紙張進行業(yè)務留檔。一份業(yè)務單據(jù)內(nèi)容不多，過去用A4規(guī)格打印頁面經(jīng)常很空。A4文檔相比之下一來占地方，二來成本也更高;而使用A5規(guī)格進行留檔打印，只需要對財務單的格式做一點調(diào)整就可以輸出，節(jié)約了近一半的紙張消耗。王先生說：“ M401dw投入使用后我們真切的感受到了它強大的A5打印速度優(yōu)勢，財務部門的同事在存檔這個工作環(huán)節(jié)所需的時間大幅縮短，輸出的文件特別清晰，再也不用擔心會有黑條出現(xiàn)而影響工作了。”

在公司進出口部，每到業(yè)務高峰期都要輸出大量的合同和交送政府部門審批的文件，本就忙碌的部門，以往經(jīng)常因為最后的打印環(huán)節(jié)而頭疼抱怨：打印機反應慢、因機器卡紙造成內(nèi)容錯位、打印字體不清晰等現(xiàn)象著實影響了公司的形象也嚴重影響了業(yè)務流程。M401dw打印機配置了自動開關機技術，在待機時自動進入休眠狀態(tài)，而接到打印指示時，通過惠普“零秒預熱”技術，打印機可以實現(xiàn)即時的輸出，即使是首次開機也只需短短8秒鐘的等待。作為重要的紙質(zhì)文件，合同具有非常高的嚴謹性。這款打印機擁有高達1200 ×1200dpi的分辨率，輸出的合同文字清晰銳利，文件干凈清爽，能夠幫助公司避免潛在的糾紛。同樣，審批文件的高質(zhì)輸出打印，也為部門同事省去了重復打印、反復送審的麻煩。在使用了M401dw后，部門的同事也與筆者分享了他們驚喜的感受：“以前因為打印機時常會有打印發(fā)黑、模糊的問題，經(jīng)常能看到打印機旁散落的被廢棄的文件，自己也覺得非常浪費?，F(xiàn)在我們拿著這些高質(zhì)量的輸出文件不管是交予客戶還是政府都覺得很體面，也體現(xiàn)了公司的專業(yè)和高標準!”

　　專業(yè)A5打印走進倉庫，印出物流新通道

王先生最后還為筆者指出了M401dw在公司的另外一個應用部門 - 倉庫。這家大型的物流企業(yè)在全國各地擁有眾多各種規(guī)模的倉庫，所有的業(yè)務都需要在倉庫終端出單?？紤]到M401dw強大的專業(yè)A5打印技術，公司也在幾間倉庫部署了這款機器，為一些業(yè)務打印配送詳單。大部分的配送業(yè)務，其實運輸?shù)漠a(chǎn)品種類很少，并不是每張配送詳單都需要A4規(guī)格的紙張打印。這臺打印機支持智慧驅(qū)動安裝，收到機器后，在沒有IT員工的幫助下，倉庫的工作人員只花費了十幾分鐘就將打印機設置安裝好了，其工作表現(xiàn)也是讓人省心、放心。每月高達5萬張的打印負荷也為行業(yè)應用對量的需求提供了可靠的保障。王先生提到：“我們在倉庫也是跟據(jù)不同的業(yè)務需求A4、A5打印一起使用，事實證明，M401dw同樣幫助我們的倉庫提高了工作效率，還為公司額外節(jié)省了一筆辦公支出?！?/p>

火熱的“無紙化辦公”是一種趨勢也是一種理念，在充滿朝氣的物流行業(yè)，這家國際化大型物流公司只是行業(yè)內(nèi)的一個縮影，并給出了對這種理念最理想的詮釋：即在最必須和關鍵的環(huán)節(jié)進行高質(zhì)的打印輸出，在獲得專業(yè)的打印效果同時減少紙張的浪費，使文印工作跟上物流行業(yè)專業(yè)化發(fā)展的步伐。相信憑借惠普HP M401dw不斷創(chuàng)新的專業(yè)打印技術可以助力其一直走在行業(yè)的前端。

　　關于惠普

惠普公司致力于激發(fā)科技的無限潛能，為個人、企業(yè)、政府和社會創(chuàng)造積極影響?；萜論碛凶顝V泛的科技產(chǎn)品組合，涵蓋打印、個人計算、軟件、服務和IT基礎設施等領域，為全世界各個地區(qū)的客戶提供解決方案，幫助客戶應對最復雜的挑戰(zhàn)。關于惠普紐交所交易代碼：HPQ 的更多信息，請訪問 http://www.hp.com。

來源：中國經(jīng)濟網(wǎng)

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