財務(wù)管理者推動差旅合規(guī)化的三大法則

　　作為企業(yè)支出的第二大可控成本，企業(yè)差旅費用的管控變得日益重要，但是差旅工作的日常管理復(fù)雜繁瑣，讓財務(wù)管理者消耗了大量的精力，差旅費控中預(yù)算超支、虛假報銷、虛假發(fā)票等問題一直難以徹底解決，成為財務(wù)人員頭痛的難題。Forrester咨詢公司經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，中國財務(wù)管理者對合規(guī)性需求極為突出，68%的管理者期望差旅和費用管理解決方案能夠幫助他們的員工更好地遵守相關(guān)政策。

　　財務(wù)管理者需求的背后，反映出中國企業(yè)對智慧化差旅管理系統(tǒng)發(fā)展的迫切。隨著智慧財務(wù)時代的到來，基礎(chǔ)的核算整理工作將被智能化系統(tǒng)取代，人力將被投入到管理、分析等更深層次的工作中，智慧財務(wù)系統(tǒng)也需要與智慧差旅管理系統(tǒng)進行對接融合。以鯨力商旅為代表的大數(shù)據(jù)智慧化差旅管理系統(tǒng)，通過大數(shù)據(jù)與智能算法在差旅管理的應(yīng)用，為中國企業(yè)提供更加強大的差旅合規(guī)“引擎”，為財務(wù)管理者提供更加清晰的全局視角，可以通過多維度、實時的數(shù)據(jù)，知曉企業(yè)差旅費用的合規(guī)與成本情況，在確保員工預(yù)訂行為匹配公司差旅政策的同時，也可以通過數(shù)據(jù)改善差旅政策和員工預(yù)訂行為，建立雙向促進機制，保障企業(yè)差旅的合規(guī)化。

　　差旅合規(guī)先從差旅預(yù)算合理化開始

　　以往財務(wù)人員會將大量時間消耗在核對員工的差旅預(yù)訂行為是否符合企業(yè)的差旅政策，但是超支預(yù)算行為卻無法避免發(fā)生，其背后的本質(zhì)原因在于，傳統(tǒng)“一刀切”的差旅管理政策本身并不合理，導(dǎo)致了不合規(guī)行為難以根除，因此推動差旅合規(guī)，首先要從差旅預(yù)算的合理化開始。

　　“不合理性”主要體現(xiàn)在，中國大多數(shù)企業(yè)往往基于員工的崗位級別設(shè)定差旅預(yù)算標(biāo)準，標(biāo)準制定時都是憑經(jīng)驗判斷而非數(shù)據(jù)支撐，差旅預(yù)算標(biāo)準與市場實際情況并不同步。員工出行的目的城市差旅價格基于不同日期、時間、區(qū)域會有較大波動。差旅預(yù)算一旦不足，會導(dǎo)致員工不合規(guī)行為的出現(xiàn)，尤其是新生代員工更注重出行的舒適體驗，而差旅預(yù)算過高則會為企業(yè)帶來差旅費用的浪費。“一刀切”的差旅政策也缺乏靈活性，如一些企業(yè)會規(guī)定某些級別的員工只能乘坐高鐵出行，當(dāng)同時段機票價格更低時，這種差旅政策只會導(dǎo)致企業(yè)費用成本及員工時間成本的增加。

　　為此，鯨力在業(yè)界首家提出“鯨準預(yù)算”服務(wù)，以大數(shù)據(jù)與智能算法，推動企業(yè)差旅預(yù)算標(biāo)準的合理化、靈活化，構(gòu)建以員工體驗為中心的智慧化差旅管理體系。員工輸入出差計劃后，鯨力會基于企業(yè)出行大數(shù)據(jù)獲得企業(yè)管理偏好、員工出行偏好，并連接多供應(yīng)商實時數(shù)據(jù)，為員工的單次出行生成最合理的個性化預(yù)算標(biāo)準。財務(wù)管理者不再是單方面出于企業(yè)成本節(jié)約與管理便捷的角度來進行差旅政策制定，而是通過新技術(shù)了解和預(yù)測員工的需求，將員工需求反映到差旅政策制定中，滿足員工的期望，讓員工可以提高工作效率和費用管理的滿意度，從而更積極的遵守企業(yè)規(guī)定。“鯨準預(yù)算”服務(wù)由于為企業(yè)提供最合理的預(yù)算和最優(yōu)出行方案，也可以為企業(yè)帶來差旅成本的最大化節(jié)約。

　　增強自動化合規(guī)管理提升差旅管理效能

　　差旅消費產(chǎn)生的零散發(fā)票量大，提報、審核、入賬工作繁瑣耗時，財務(wù)難以辨別發(fā)票真實性，無法保障費用合理性，無法實時掌控費用使用情況。鯨力商旅通過在差旅管理中增加自動化程度，減少人為介入帶來的失誤，減少紙質(zhì)記錄及票據(jù)的數(shù)量，推行自動化的差旅合規(guī)管理，提高差旅管理的效能。

　　1、員工差旅政策執(zhí)行合規(guī)化

　　以往財務(wù)人員只能在員工報銷時才能發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，鯨力著力推動企業(yè)差旅“事后算賬”向“事前審核、事中控制”的模式轉(zhuǎn)變，從差旅申請階段即可消除違規(guī)行為。

　　對于使用“鯨準預(yù)算”服務(wù)的企業(yè)，由于“鯨準預(yù)算”先依據(jù)企業(yè)出行大數(shù)據(jù)加多供應(yīng)商實時數(shù)據(jù)，生成個性化預(yù)算標(biāo)準，員工在系統(tǒng)出具的預(yù)算標(biāo)準之內(nèi)即可進行預(yù)訂，財務(wù)人員無需再一一比對差旅預(yù)訂行為是否匹配差旅政策，也省去了事后核對的流程。

　　對于不希望使用“鯨準預(yù)算”服務(wù)的的企業(yè)，鯨力可以幫助企業(yè)在系統(tǒng)中提前設(shè)置各類差旅制度的規(guī)范，員工只需按照流程在線上執(zhí)行，一旦不符合差旅政策，系統(tǒng)將會及時預(yù)警告知，避免員工違規(guī)行為的發(fā)生。差旅管理系統(tǒng)中的每一筆差旅記錄將清晰備案，有據(jù)可循，大大節(jié)約財務(wù)人員核算的時間。

　　2、票據(jù)憑證合規(guī)化

　　差旅報銷中的虛假票據(jù)一直是財務(wù)管理者頭疼的問題。鯨力系統(tǒng)可基于員工上傳的票據(jù)，檢驗發(fā)票的真實性，對于存在風(fēng)險的發(fā)票進行特殊標(biāo)記，并通知財務(wù)人員進行關(guān)注，無需財務(wù)人員進行每票核對，在保證票據(jù)合規(guī)的同時大大減輕人力。鯨力系統(tǒng)將票據(jù)的合規(guī)驗證從人工審核變成系統(tǒng)識別，由事后挪到事前，增強票據(jù)合規(guī)性，提升處理的效率。

　　打破數(shù)據(jù)孤島實現(xiàn)全流程信息透明化

　　以往企業(yè)與多家TMC供應(yīng)商建立差旅預(yù)訂合作關(guān)系后，各家TMC數(shù)據(jù)相互獨立，且差旅審批數(shù)據(jù)無法進行實時的一一匹配，導(dǎo)致財務(wù)對賬過程十分漫長，耗時耗力。鯨力幫助企業(yè)連通多家TMC，統(tǒng)一進行在線預(yù)訂并進行訂單分發(fā)，服務(wù)由TMC完成，數(shù)據(jù)在鯨力系統(tǒng)實現(xiàn)整合，這樣可以將行程信息、實際差旅花費進行綜合記錄和分析，并將最終花費結(jié)果導(dǎo)入企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)中，方便財務(wù)人員全面掌握差旅情況并且能夠?qū)崿F(xiàn)快速對賬。

　　對于已經(jīng)與多家TMC合作的企業(yè)，鯨力可提供對賬支持，記錄供應(yīng)商行程記錄，幫助財務(wù)人員與供應(yīng)商賬單進行快速比對;同時還可提供一張行程匯總單和一組行程單，讓審批、退改簽等操作一目了然，方便財務(wù)人員檢查差旅信息是否合規(guī)。

　　對于還沒有使用TMC進行服務(wù)的企業(yè)，鯨力可通過平臺為企業(yè)推薦TMC供應(yīng)商，并將每月對賬流程簡化為“三個一”，即一張對賬單、一張行程匯總單和一張大發(fā)票，幫助財務(wù)人員快速對賬，快速檢查合規(guī)性，并用一張大票解決發(fā)票問題。

　　通過連通數(shù)據(jù)，鯨力商旅可與企業(yè)客戶的OA系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、TMC系統(tǒng)進行連接，實現(xiàn)從預(yù)訂申請到差旅報銷的全流程數(shù)據(jù)連通與透明化，讓財務(wù)管理者可以進行實時跟蹤和財務(wù)分析，更清晰的了解差旅開支情況。

　　結(jié)語：近日發(fā)布的《2018中國企業(yè)財資管理白皮書》指出，超過70%的企業(yè)CFO們認為企業(yè)財資管理必須發(fā)揮主動價值創(chuàng)造的作用，成為企業(yè)戰(zhàn)略制定的深度參與者，更好的支持企業(yè)在數(shù)字化時代的競爭。智慧化差旅管理系統(tǒng)正是為了滿足財務(wù)管理者實現(xiàn)“價值創(chuàng)造型”管理的需求，從傳統(tǒng)經(jīng)驗型的管理升級為更智慧化的精準數(shù)據(jù)管理，不僅利用數(shù)據(jù)分析工具來預(yù)測發(fā)現(xiàn)財務(wù)支出風(fēng)險與違規(guī)行為，更為管理層提供科學(xué)的決策判斷依據(jù)，讓差旅行為朝著更合理合規(guī)的方向發(fā)展，并獲得員工的信任與支持。

　　轉(zhuǎn)自：中文網(wǎng)

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